Pemetaan Proses

1. SIPOC

Ada dua pendekatan yang mungkin pada tool SIPOC. Pendekatan pertama adalah untuk memperoleh semua item dalam setiap kolom tanpa memperhatikan tugas mereka dalam proses aktual. Ini adalah brainstorming tool untuk digunakan tim pada level proses makro. Metode lain adalah untuk mendapatkan setiap langkah sub proses, satu detiap waktu, dan menerapkan SIPOC pada level mikro. Tujuan dari pendekatan ini adalah sama untuk kedua metode. Tim desain memulai pada kolom “proses”, menanyakan “input” apa yang dibutuhkan, dan menanyakan siapa “supplier” untuk inputnya. Pada saat ini, mereka juga menaksir apa karakteristik input yang dibutuhkan proses. Hal ini biasanya dikerjakan dalam kerangka waktu, kualitas, atau biaya. Langkah berikutnya adalah menaksir apa “output” dari proses, siapa “customer”, dan apa karakteristik yang dibutuhkan output bagi customer. Gambar 2.1 mengilustrasikan metodologi SIPOC secara umum.

Tabel 1. SIPOC Umum

2. Pemetaan Proses

Seperti kebanyakan tool DFSS, pemetaan proses membutuhkan sebuah usaha tim cross-functional dengan keterlibatan dari pemilik proses, anggota proses, customer, dan suppliers. Brainstorming, manual operasi, spesifikasi, pengalaman operator, dan jalannya/aliran proses adalah input yang sangat kritis untuk aktivitas pemetaan. Sebuah peta proses yang detail memberikan input untuk tools lain seperti FMEA, transfer function DOEs, studi kapabilitas, dan perencaaan pengendalian.

Peta proses dapat dibuat pada level yang berbeda, mengerucut atau melebar dari target proses dan menyampaikan jasa dibawah pertimbangan proyek DFSS.

Untuk membuat peningkatan di sebagian besar proses, penting untuk mengerti cara aktual mengenai kerja proses. Dalam konteks ini, mudah untuk memahami alasan aliran masalah dan kemudian menuju pada penyebab.

Dalam pemetaan proses, simbol menunjukkan langkah proses, pengukuran, antrian, storage, transportasi (pergerakan), dan keputusan (Gambar 1).

Gambar 1. Simbol standar pemetaan proses

Ada tiga versi dari peta proses (Gambar 2). Mereka adalah “untuk apa ini didesain”, yang biasanya sebuah clean flow (aliran bersih). Ada peta proses “as-is”, dengan semua variasi yang terjadi karena variasi suppliers, customers, operator, dan kondisi. Versi terakhir adalah “apa yang kita inginkan”, dengan hanya langkah-langkah value-added. Ini bersih, intuituf, dan bekerja benar setiap waktu.

Gambar 2. Tiga versi peta proses

Sebuah peta proses adalah sebuah gambar representasi yang menunjukkan semua langkah dalam proses. Sebagai langkah pertama, tim harus membiasakan dirinya dengan simbol pemetaan, kemudian melalui proses dengan menanyakan pertanyaan seperti: “Apa yang sebenarnya terjadi selanjutnya dalam proses?” “Apakah sebuah keputusan harus dibuat sebelum proses berikutnya?” atau “Apa persetujuan yang dibutuhkan sebelum bergerak ke tahap/tugas berikutnya?”. Tim kemudian menggambar proses menggunakan simbol dalam sebuah flip chart atau transparansi overhead. Setiap proses akan memiliki sebuah start dan sebuah end (oval). Semua proses akan memiliki tugas dan sebagian besar memiliki poin keputusan (diamonds). Dalam pelengkapan, tim harus menganalisa peta untuk setiap item yang termasuk langkah non-value-added, rework loop, duplikasi, dan waktu siklus. Sebuah peta proses level tinggi terlihat pada Gambar 3.

Gambar 3. Contoh peta proses level tinggi

Sebuah peta proses harus mengidentifikasi semua langkah proses atau operasi termasuk pengukuran yang terlihat, inspeksi, rework loops, dan decision points. Selain itu, “swim lanes” sering digunakan ketika aliran informasi pemetaan untuk jasa tipe transaksional dan proses bisnis. Kami percaya bahwa swim lane sesuai untuk semua tipe proyek DFSS. Swim lane memisahkan langkah dengan siapa mereka atau dimana mereka dilakukan dan membuat pandangan hand-offs. Peta disusun dalam sebuah tabel dimana kolomnya mengindikasikan “who” yang memiliki atau melakukan langkah proses (process owner), dan aliran proses yang mengubah “lanes” mengindikasikan hands-off. Hands-off point dimana terjadi kurang koordinasi dan komunikasi dapat menyebabkan masalah dalam proses. Sebuah contoh digambarkan pada Gambar 2.6.

Gambar 4. Peta proses high level swim lanes

Pemetaan proses adalah sebuah metodologi yang disusun melalui langkah dan tindakan berikut:

Langkah 1. Mendefinisikan proses

• Tujuan/lingkup proyek yang didefinisikan.
• Meninjau kembali tujuan untuk memilih dan membuat prioritas proses untuk dipetakan.
• Fokus pada waktu, input, fungsi, hand-offs, batasan wewenang dan tanggung jawab, dan output.
• Level yang sesuai untuk diskusi yang mendetail.
• Hubungan dengan analisis lain.
• Daftar langkah proses level tinggi.
• Dokumen aliran proses keseluruhan dalam batasan start dan stop.

Langkah 2. Megumpulkan informasi

• Kebutuhan data. Menggunakan sampling dan teknik pengumpulan (fokus kelompok, wawancara, observasi).
• Sumber yang dibutuhkan dalam langkah pemetaan dan latihan pemetaan secara umum.
• Jadwal pelaksanaan proses berdasarkan shift, hari, dan minggu dimana pekerjaan khusus/unik terjadi.
• Kapan kita melakukan zoom dalam langkah proses pada peta?
• Aliran yang kontinu.
• Proses berhenti (ketika aliran terganggu atau terputus).
• Memiliki variabel input dan output proses (PIV, xs, dan POV, ys) diidentifikasi. Ingat bahwa kita telah melakukan fungsi transfer yang menjelaskan secara lengkap apa yang terjadi/harus terjadi untuk memperkuat bahwa solusinya benar-benar optimal.
• Mempertimbangkan penggabungan dari multiple step.
• Menambahkan spesifikasi operasi.
• Jelas dalam terminologi dan nomenclature sehingga setiap orang berbicara bahasa yang sama. Menghindari bias, bahasa nonteknik. Tetap konsisten.
• Mengakumulasi daftar item “quick-hits” dan mengembangkan rencana tindakan untuk penerapan.

Langkah 3. Validasi dan verifikasi

• Pastikan penggunaan istilah yang umum dan nomenclature.
• Konsolidasi, pemenuhan, dan reconcile informasi.
• Merangkum penemuan-penemuan.
• Validasi informasi.
• Konfirmasi data kontroversial.

Langkah 4. Membangun peta proses

• Antrian aktivitas dan langkah kerja berdasarkan langkah sebelumnya.
• Swim lane (bila diperlukan).
• Awal dan akhir proses.
• Langkah kerja yang ditetapkan untuk peserta.
• Pembagian waktu untuk setiap langkah kerja.
• Penaksiran awal dari perancanaan pengendalian.
• Memulai penaksiran awal setelah peta proses lengkap.
• Menambah teknik pengukuran.
• Mendefinisikan spesifikasi operasi.
• Menyatakan target.
• Mengetahui konteks pemetaan proses dalam proyek.
• Apakah pemetaan proses cocok dengan analisis sebelumnya?
• Mengadakan benchmarking.
• Performansi baseline/saat ini
• Uraian dokumen.

Langkah 5. Analisa dan penyusunan kesimpulan

• Mengidentifikasi karakteristik dari langkah proses.
• Mendefinisikan hipotesis mengenai bagaimana hubungan variabel input dan output dalam proses relatif terhadap mean dan variansi target.
• Merencanakan pekerjaan follow-up jika ada (misalnya sistem pengukuran baru, grafik SPC).
• Melihat perbaikan atau peluang redesain.
• Menerapkan skenario simulasi “if-then” untuk perubahan layout.

Langkah 6. Mengkomunikasikan rekomendasi, penemuan, dan kesimpulan

• Membiasakan/memberikan presentasi kepada pendengar mengenai penerapan/implikasi perubahan.
• Update spesifikasi, perencanaan pengendalian, prosedur, pelatihan, dan sebagainya.

3. Value Stream Mapping

Value stream mapping (VSM) awalnya digunakan untuk mendokumentasikan proses manufaktur yang akan ditingkatkan menggunakan metode lean manufacturing. VSM juga dapat diterapkan untuk proses jasa. Mereka paling berguna untuk proses dengan frekuensi tinggi, bahkan proses mixed model. Pada bab ini, kita akan mendefinisikan value stream mapping dan nilainya, dan menampilkan langkah yang berbeda untuk pembuatannya. Biasanya, jika ada produk/jasa untuk pelanggan, maka ada value stream. Tetapi, value stream mapping dapat diaplikasikan ketika tim desain mencoba untuk membuat waste dalam proses terlihat untuk mengeliminasi langkah non-value-added, tindakan, dan aktivitas. Sebuah aktivitas atau langkah value-added adalah aktivitas apapun atau sesuatu dimana pelanggan mau membayarnya. Aktivitas non-value-added adalah aktivitas yang tidak menambah nilai pasar atau fungsi atau tidak penting. Mereka harus dieliminasi, disederhanakan, dikurangi, atau diintegrasikan.

Kemampuan melihat waste dapat dilakukan melalui dokumentasi performansi scorecard dari variabel (metrik) seperti waktu siklus non-value-added, inventori, rework, dan cacat. Pengukuran seperti itu harus diambil dalam lingkup yang lebih luas dari proses manajemen value stream. Manajemen value stream adalah proses meningkatkan rasio value terhadap nonvalue dengan mengidentifikasi dan mengeliminasi sumber waste. Waste dan aktivitas non-value-added menampakkan dirinya dalam beberapa format:

• Pergerakan orang yang tidak penting.
• Over produksi.
• Pergerakan material yang tidak penting.
• Idle time/menunggu proses berikutnya.
• Overprocessing.
• Produksi produk cacat (diukur dalam service per sejuta, defect per sejuta, atau defect per sejuta kesempatan).
• Ekstra inventori.

Teknik lean manufacturing menghapus waste dan aktivitas non-value-adding dari proses untuk memungkinkan produksi dan delivery produk dan jasa sesuai permintaan customer dan pada biaya paling rendah. Value stream mapping dilengkapi denga icon yang terlihat pada Gambar 2.7. Beberapa aliran dapat dimainkan teknik ini. Icon nya meliputi material push (schedule-driven) flow, dan material pull (demand-driven) flow dengan gambaran informasi aliran pemetaan yang paralel dengan pergerakan material dan part.

Peta current-state-process, menggunakan value stream mapping, permintaan jalannya proses oleh tim. Ini juga berguna untuk merancang baseline scorecard untuk waste jika diperlukan, mengasumsikan data yang dapat dipercaya. Seperti teknik yang lain, teknik VSM memberikan bahasa yang umum dan dapat dimengerti untuk membicarakan proses manufaktur dan transaksional. Ini adalah panduan untuk mengembangkan visi/pandangan (future-state map) dan mengidentifikasi dan prioritas peluang awal dan tindakan peningkatan.

Dalam VSM, pemetaan proses yang sangat detail tidak didukung jika tujuan pendekatan ini untuk melakukan pemetaan proses. Langkah proses individual dari aliran tidak biasanya diperlihatkan. Struktur organisasional dilihat secara eksplisit dalam identifikasi hubungan customer dan supplier. Teknik dimaksudkan untuk menunjukkan satu area dari aliran material yang tidak melewati batasan organisasi.

Gambar 5. Value stream mapping icons

Loop keputusan, logika tradisional operator, dan pernyataan if-then diberikan secara eksplisit. Khususnya, mereka diterapkan dalam konsep lean seperti kanban, supermarket, dan inventori WIP. Sebagian besar logika akan terjadi dalam proses itu sendiri (box icon) dan tidak akan diidentifikasi secara spesifik menggunakan peta. VSM adalah tool yang baik yang membantu dalam memvisualisasikan lebih dari single process level dengan menjelaskan aliran material, informasi, dan sumber waste. Selain itu, teknik ini memberikan sturktur visual yang terorganisasi yang meliputi data tertentu untuk tim DFSS dan manajemennya. Ini menunjukkan sebuah jembatan untuk melembagakan lean thinking menjadi konsep lean dan teknik yang menghindari “cherry picking” atau “Kamikaze Kaizen”. Ini membentuk dasar untuk rencana penerapan lean. Dalam perhatian ini, VSM dapat memetakan aliran door-to-door, sebuah blueprint untuk penerapan lean. Teknik ini memberikan sebuah baseline dengan menghasilkan operasi saat ini dan informasi terukur yang akan memungkinkan tim untuk menhidentifikasi waste dan mengembangkan sebuah visi (future state) dengan mendefinisikan tindakan yang diperlukan untuk meraih kondisi itu. Several time metrics digunakan untuk mengukur peningkatan future state dari current state. Mereka adalah:

• Lead time. Waktu yang dibutuhkan satu unit untuk melengkapi proses, termasuk waktu no-value-added yang ditunggu unit atau produk antaroperasi.
• Total waktu siklus. Waktu kumulatif yang dibutuhkan untuk unit atau produk untuk melengkapi semua operasi, tidak termasuk waktu tunggu antar operasi. Juga dikenal sebagai penjumlahan dari touch time tetapi bukan watu proses.
• Throughput time. Seberapa sering sebuah unit atau produk selesai dari awal sampai akhir.
• Changeover time. Waktu untuk mengganti dari produksi satu tipe produk ke tipe lainnya.
• Uptime. Dihitung dengan membagi actual machine time available to run dangan time scheduled to run.
• Working time. Waktu per periode dikurangi breaks dan pembersihan/sanitasi.
• Queue time. Waktu dimana pekerjaan menunggu untuk suatu operasi.

4. Value Stream Mapping Process Steps

Langkah 1. Mendefinisikan dan memilih sumber VSM

• Mengidentifikasi famili produk/proses yang melewati tahap proses yang mirip dan/atau melewati peralatan umum pada proses downstream.
• Menulis dengan jelas apa famili produk/proses, berapa banyak perbedaan dalam produk akhir dan jasa, berapa kuantitas demand, dan bagaimana frekuensinya.
• Operator proses dan manajemen line adalah tim cross-functional yang ideal dan dibutuhkan untuk mencapai pandangan yang tepat.

Langkah 2. Mengatur “war room” dengan semua logistik (misalnya kertas, marker/penanda, notes lekat) dan sumber daya komputer yang dibutuhkan.

Langkah 3. Gambarkan current-state map

• Kumpulkan informasi yang ada sambil mengikuti arah aktual dari aliran material dan informasi. Dimulai dari value stream secara door-to-door dengan cepat untuk mendapatkan maksud/arti dari aliran proses. Daripada memulai di bagian penerimaan menuju ujung, dimulai pada bagian akhir kembali ke depan untuk memulai proses akan lebih berhubungan secara langsung dengan konsumen. Dimulai dengan konsep apakah customer value-nya, dan bergerak ke awal, diatur setiap proses bagaimana itu dapat menambah atau menciptakan customer value.
• Setiap anggota tim menggambarkan suatu peta ketika menjalani proses
• Mengembangkan seperangkat pertanyaan spesifik sebelum menuju area kerja
• Sembari mengikuti proses, bercakap-cakap dengan para pekerjanya
• Petakan ”kondisi yang sedang terjadi” menggunakan ikon standar untuk menyampaikan informasi kunci (aliran material dan informasi). Tekankan pentingnya pengumpulan data yang dilibatkan pada usaha VSM.
• Diawali dengan konsumen pada sudut kanan paling atas, dan gambar suatu ikon pabrik, seperti ditunjukkan gambar 6. Di bawah ikon ini, gambar kotak data, dengan nama pelanggan di atas kotak. Buat catatan informasi lainnya seperti pemesanan pelayanan tiap hari, minggu atau bulan sesuai kebutuhan, kebutuhan pengemasan, dan jumlah perpindahan yang dilalui konsumen. Kotak proses (persegi), waktu cycle, dioperasikannya shift, dan perubahan waktu serta informasi seperti jumlah orang, waktu cycle, waktu perubahan, uptime, shift, dan waktu kerja yang tersedia harus dicatat dan dipetakan. Tambahkan lokasi inventori (segitiga), termasuk jenis material dan kuantitas yang disimpan di tiap lokasi, dan aliran material (panah besar), meliputi indikasi apakah disiplin ”dorong” atau ”tarik” yang digunakan.
• Masukkan ikon truk dan panah lebar untuk mengindikasikan pergerakan barang hingga sampai di konsumen
• Pada ujung lain peta, sisipkan sebuah ikon pabrik dan kotak data untuk supplier
• Isi kotak data supplier dan truk dengan data yang tepat

Gambar 6. Contoh Pemetaan Value Stream

• Gambar garis aliran informasi sebagaimana mestinya. Tambahkan aliran informasi dengan menambahkan garis panah. Suatu ikon kotak kecil digunakan untuk menggambarkan panah aliran informasi yang berbeda
• Suatu kotak proses mengindikasikan departemen kendali produksi
• Tambahkan panah ”dorong” dan ”tarik”

Gambarkan segitiga untuk mengindikasikan inventori dan isikan kotak dengan informasi yang sesuai. Ikon dan informasi lainnya mengindikasikan frekuensi pengiriman eksternal supplier dan lain sebagainya. Masalah yang signifikan (semisal kerusakan mesin berkali-kali) ditunjukkan dengan ”awan mendung” atau ledakan seperti pada gambar 7.

Gambar 7. Peta value Stream Dengan Loop dan Penambahan Ledakan

• Identifikasi tingkatan lead time sepanjang bagian bawah adalah langkah selanjutnya. Untuk mendapatkan lead time total produksi, tim harus mengambil jumlah inventori dan membaginya tiap keperluan pelanggan sehari-hari. Untuk mendapatkan waktu cycle (atau waktu nilai tambah), anda perlu menambahkan waktu cycle. Untuk peta dengan aliran multiple upstream, gunakan rasio lead time terpanjang dibagi lead time total. Ketika semua sudah ditambahkan, biasanya ini mengindikasikan jumlah yang mengherankan.
• Ketika telah menjalani proses, tim kembali ke ”war room” yaitu pusat informasi pelayanan DFSS, dan sebagai tim, menggabungkan dan mengembangkan satu peta yang telah ada. Alasan yang paling penting, awalnya, untuk membentuk tim war room adalah untuk memastikan bahwa tim mendapatkan informasi yang tepat, kemudian, untuk mencegah perubahan downstream yang mahal.
• Adakan jajak pendapat (brainstorming) formal mengenai semua isu yang didasarkan pada observasi yang dibuat selama proses berjalan dan pertanyaan kepada para pekerja. Hal-hal mengenai brainstorming tersebut haruslah dicatat.
• Pada peta value stream, tim perlu menggambarkan loop mengelilingi bagian-bagian peta dimana perkembangan dapat dilihat. Contohnya meliputi kombinasi proses agar menghasilkan aliran yang lebih baik dan mengurangi menumpuknya inventori di antara proses-proses tersebut. Cell loops, pacemaker loops, dan konstrainnya sama (sejenis). Suatu sistem tarik “supermarket” biasanya berhubungan dengan loop. Dalam setiap loop, tim harus menggunakan ledakan yang memancar untuk menyoroti ide-ide pengembangan, dimulai dengan loop yang memiliki isu terbanyak dan akan sangat memerlukan kesesuaian. Gambar 2.9 adalah sama dengan gambar 2.8 dengan penambahan loop.

Langkah 4. Gambar dan implementasikan future-state map (peta akan datang). Kekuatan dibalik pemetaan value stream adalah future-state map. Untuk mengembangkan future-state map dan mengimplementasikan rencana, tim memerlukan suatu peta yang baik dengan loop teridentifikasi (gambar 2.9). Tim perlu untuk menyingkap konsep aliran, pengurangan set up, konsep selular, dan total preventive maintenance. Tim desain tetap memperbarui current-state map dengan aliran material. Mereka mencari waste dan ide-ide kreatif seperti pergerakan proses yang saling berdekatan, kombinasi operasi, dan mengurangi transportasi. Secara umum, langkah-langkahnya adalah sebagai berikut:

• Gunakan peta dengan loop teridentifikasi, proposal future-state map menggambarkan situasi apa yang akan terjadi setelah pengembangan dibuat.
• Mengembangkan rencana implementasi untuk menerima future-state map.
• Menampilkan future-state map dan implementasi manajemen untuk pembeliannya.
• Melaksanakan kegiatan untuk penerimaan kondisi di masa datang, kemudian memantapkan kondisi yang baru.
• Ulangi langkah-langkah pemetaan current-state, analisis, looping, dan pemetaan future-state untuk menerima target di masa yang akan datang.

Langkah 5. Mengembangkan dan mengimplementasikan suatu rencana komunikasi. Mengembangkan suatu rencana komunikasi yang mendukung proyek dan menghubungkan tujuan, pencapaian, dan usaha tim. Rencana komunikasi harus diselaraskan dengan jadwal review toolgate (dibuat tepat pada waktunya) dan dilanjutkan setelah penutupan proyek, jika itu dibutuhkan. Kaitkan suatu ikhtisar pemetaan value stream untuk para peserta workshop.

Sebagai contoh dari peta value stream untuk operasi manufaktur tertentu ditunjukkan pada gambar 2.8 (lihat Rother and Shook, 2000). Ambil catatan khusus dari garis di sepanjang sisi bawah peta yang menunjukkan flow time tiap langkah pada rencana tersebut. Perhatikan bagaimana proses tingkat tinggi (high level), level proses, dan level rencana digambarkan dengan sedikit detail. Peta value stream adalah gambaran yang baik, membantu tim fokus pada proses tertentu, dan menunjukkan kedua aliran informasi dan material.

Setelah menciptakan current-state map sebagai fase pembuatan DFSS road map, langkah selanjutnya adalah tim menghubungkan analisa dan menentukan pemikiran future-state map.

Future-state map adalah bagian dari fase optimisasi. Pemetaan future-state dapat melibatkan desain future-state cell, rencana pengimplementasian (dengan siapa?, apa?, dan kapan?), dan FMEA dari rencana implementasi future-state.

Kegunaan future-state map adalah untuk merefleksikan peta loop dalam mengidentifikasi waste dan menentukan apa yang menjadi kenyataan dalam waktu yang singkat. Implementasinya dibatasi oleh waktu. Setelah pengembangan value stream diimplementasikan, future-state map menjadi current-state map, dan suatu future-state map yang baru dikembangkan.